Зачем нужны гостиничные чеки?

19.02.2019

Очень часто бывает так, что во время рабочей командировки человек вынужден некоторое время пожить в гостинице, а затем, по его возвращению для отчетности и возмещения расходов ему может понадобиться чек из гостиницы, которого у него по тем или иным причинам не оказывается. Но положение можно поправить, ведь гостиничные чеки купитьгостиничные чеки с подтверждениемможно и у специальных компаний, которые занимаются вопросами их выписки.

Для того, чтобы избежать подделки зачастую потребуется поискать официального представителя гостиницы или отеля.

Для чего нужен такой чек?

Гостиничные чеки с подтверждением проживания клиента на базе той или иной гостиницы могут понадобиться в следующих случаях:

• Когда клиент на время командировки проживал не в гостинице, а, к примеру, у знакомых или родственников, но при этом не желает ставить об этом в известность своё начальство.
• Время командировки клиента внезапно сократилось либо увеличилось, и стало отличаться от согласованного.
• Клиент потратил большую сумму и намерен заявить о компенсации расходов.
• Чек утерян.
• Свободных мест в гостинице не было, поэтому пришлось арендовать квартиру.
• Обстоятельства изменились, и пришлось взять двухместный номер вместо одноместного.

В каких случаях невозможно получить чек от гостиницы?

Чеки – это основные отчетные документы гостиницы для клиента, который во время командировки проживал в номерах этой гостиницы, но не всегда удаётся их получить. Законодательством нашей страны установлено, что в качестве документа, подтверждающего командировочные расходы работник обязан по возвращении предъявить в бухгалтерию своей фирмы чек с QR-кодом из гостиницы. При этом речь идёт не о доверии организации своему работнику, а о серьёзных проблемах при любой последующей проверке отчётной документации фирмы. Дабы избежать проблем с налоговой, чеки должны быть приложены к отчётным документам, а их отсутствие является серьёзным нарушением.

Однако бывает так, что клиент не может получить чек от гостиницы. Это может произойти в следующих случаях:

1. В гостинице, владельцы которой являются плательщиками ПСН, попросту отсутствует кассовый аппарат.
2. Работники гостиницы не умеют оформлять такой документ, либо отвечают на просьбу о его оформлении отказом.
3. Чек не имеет QR-кода, что делает его недействительным для отчетности.

Ранее в таких случаях некоторые чеки российских отелей можно было купить поддельными прямо на вокзале, но теперь, когда обязательным стало наличие на них QR-кода, сделать это невозможно, и от подделок они полностью защищены. Купить такие чеки можно только в специализированных компаниях.