Особенности внеофисного хранения документации

23.06.2020

Услугу по внеофисному хранению документации оказывают архивные компании. Организация передает такой компании все полномочия, связанные с хранением, систематизацией и обслуживанием принадлежащей ей документации, получая ряд экономических выгод:

• нет необходимости вводить в штат отдельного сотрудника или организовывать специальный отдел для работы с архивной документацией;
• экономия ресурсов (человеческих/материальных);
• сэкономленные ресурсы и средства могут быть направлены на развитие основной деятельности.

Для внеофисного хранения документов используются хранилища, оборудованные специальным образом. Перед заказом услуги важно изучить рейтинг архивных компаний и отзывы об их работе. После этого можно вверить свою документацию в надежные руки и получить ряд весомых преимуществ.

Оперативность в поиске документа

Любой документ, прежде чем он попадет во внеофисное хранилище, проходит этап предварительной подготовки, включающий процедуру его сравнения и удаления имеющихся дубликатов. Также данным сервисом предусматривается возможность восстановления утерянных ранее документов. Вся документация организации систематизируется, сводится в единую систему, ускоряя и упрощая процесс поиска документа, занимающий не более нескольких минут.

Сокращение расходов

Большинство организаций обращаются к услуге внеофисного хранения с целью экономии расходов, вязанных с:

• дорогостоящей арендой площадей под архивное хранилище;
• оплатой труда его штатных сотрудников;
• приобретением необходимого инвентаря и оборудования для архивного отдела.

Вместе с этим, такая экономия позволяет:

• освободить от архивной документации определенное пространство в офисе;
• не вводить новые отделы и штатные единицы;
• не отвлекать сотрудников организации от их основной деятельности.

Сокращение расходов, это экономия, направленная на решение более важных задач организации.

Отсутствие перегрузки архива

После предварительной подготовки все документы, поступающие во внеофисное хранилище, представлены в необходимом количестве экземпляров. Каждый документ имеет конкретный срок хранения, после чего должен быть уничтожен. Услугой внеофисного хранения предусмотрена эта функция после согласования ее с двух сторон.

Конфиденциальность

Документация в хранилище содержится в специальных коробках со штрихкодовой маркировкой. Доступ к каждой из них открыт для уполномоченных сотрудников хранилища. Без ведома заказчика никто, включая и органы контроля, не имеет доступа к его документам.

Каждое помещение оснащено спецоборудованием – системами пожаротушения, круглосуточной охраны, сигнализации и видеонаблюдения. В таком надежном хранилище заказчик услуги может не беспокоиться относительно сохранности и безопасности своей документации