03.07.2020
Современное состояние информационных технологий, автоматизированных информационных систем, компьютерных сетей и программного обеспечения, направленного на автоматизацию работы с документами любого типа и формата, обусловливает необходимость внедрения указанных продуктов в работу с документами и ведение архивов.
Наиболее распространенным инструментом работы с документами организации на сегодняшний день является электронный архив как «система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск».
Другими словами, электронный архив по своей сути является всеобъемлющей системой, предназначенной для хранения документов организации в любом формате в зависимости от их назначения и требований пользователей. Работа с электронным архивом позволяет также в большей мере решить вопрос с физическим хранением документов как архивных, так и рабочих, фактически минимизировав их объем на бумажных носителях.
Кроме того, это программное обеспечение, интегрированное в соответствующую техническую оболочку, можно рассматривать как универсальную автоматизированную систему управления документооборотом. Система архивирования электронных документов позволяет классифицировать документы по типам и видам в зависимости от их назначения и востребованности, а также проводить релевантный поиск документов по ключевым словам, реквизитам и иным параметрам. Она обеспечивает целостность документов и возможность совместной многопользовательской работы с документами в соответствии с трудовыми функциями сотрудников и их уровнями доступа. Вместе с тем электронную систему ведения архивного дела можно использовать для относительно быстрого поиска различной информации (как по каталогу документации, так и по атрибутам документа), а также просмотра, редактирования и печати искомого документа.
Организацию такого типа электронного архива условно можно разбить на несколько этапов: определение массива документации, подлежащей размещению в электронном архиве, сканирование документов и оцифровка, их структурирование на основе различного рода критериев, разработка регламентов работы, определение уровней доступа сотрудников к документам для их просмотра или редактирования и обеспечение безопасности.
На сегодняшний день на практике принято создавать электронные образы документов при входящей регистрации или с момента их подписания, и таким образом формировать, по сути, версию аналогового документа. Поэтому актуальным остается вопрос о самостоятельном электронном документе, острота которого определяется отсутствием четкой нормативно правовой базы, регламентирующей круг документов, разрешенных к функционированию исключительно в электронном виде, что зачастую связано с большим разнообразием документов, признанием их юридической значимости и применении цифровой подписи. Кроме того, любой носитель, на котором размещается тот или иной электронный документ, имеет ограниченный срок службы, что влечет за собой необходимость его дублирования, а также сохранения его описательных, структурных и идентификационных метаданных.
Госзаказ Московской области
